'Kurumsal Kaynak Planlaması' kısaltılmış orjinal adıyla ERP. Planlama ve kaynak kısmını şimdilik unutalım, fakat ERP'nin en ilgi çeken "kurumsal" kısmını aklımızda tutalım. ERP bir kurumun tüm bölümlerini tek bir bilgisayar sistemi altında toplayarak değişik departmanların ortaklaşa veri paylaşımını sağlar. Bu ortak bilgi sistemi sayesinde, ihtiyaç duyulan tüm bilgiler bir veri tabanında çalışanların hizmetine sunulur. Klasik sistemde her departman kendi iş akışlarına uyumlu bilgisayar sistemleriyle çalışır. ERP bu farklılıkları bütünleşik bir yazılım mimarisiyle ve tek bir veritabanını kullanarak çalışacak şekilde birleştirerek operasyonel özellikleri ve gereksinimleri farklı çok sayıda departmanın birbirleriyle iletişim halinde, kolaylıkla bilgi paylaşımına olanak tanır.
Bu bütünleşik yapı yaklaşımı eğer başarı ile kurum bünyesinde kurulur ve uygulanırsa ilerleyen zaman içinde kuruma olumlu anlamda muazzam getirileri olacaktır. Örneğin bir müşteri siparişini irdeleyelim. Tipik bir sipariş değerlendirme aşaması kağıda dökülmüş olarak bölümler arasında, ve çoğu zaman da departmanlar arası bilgisayarların birbiriyle iletişim sorunları arasında dolaşır. Tüm bu departmanlar arası gidip gelmeler gecikmelere ve siparişin kaybolmasına neden olabilir. Bilgisayarlar arası veri iletişimi sırasında farklı doküman formatlarının ürettiği hatalar da cabası. Bu ağır aksak sorunlu sistemde hiç kimse tam anlamıyla siparişin durumu konusunda net bir bilgi sahibi de olamıyor kurum içinde. Mesela finans bölümü siparişin yüklenip yüklenmediğini öğrenemiyor ve veri havuzundan çoğu zaman sağlıklı bilgi alamıyor. Hayal kırıklığına uğramaya alışmış müşterilerin sıklıkla duyduğu yanıt ise çoğunlukla "Depoyu aramalısınız" oluyor.
Departman verileri ortak havuzda
ERP sayesinde eski tip birbirinden kopuk çalışan bilgisayar sistemleri artık tarih olmuştur. Finans, İK, imalat ve depo gibi tüm bu operasyonları tek bir bütünleşik bilgisayar yazılımı farklı modüllere ayırarak, eskiden tek başına çalışan sistemleri birbirine entegre etmiştir. Finans, imalat, ve depo yine kendi yazılım sistemlerini kullanıyor. Farkı ise yeni yazılım artık birbiriyle entegre olmuş durumda. Bu sayede finanstaki biri depo verilerine ulaşıp siparişin yüklenip yüklenmediğini görebilir.
Satış elemanları müşterilerine termin verirken üretimi arayarak "Şu üründen şu kadar satış yapıyorum. Ne zaman teslim edebiliriz?" diye sorarlar. Aldıkları yanıt ise çoğunlukla günü geldiğinde gerçekleşmez. Yani üretim ya verilen tarihin öncesinde ya da ve hatta çoğunlukla sonrasında gerçekleşir. Geç gerçekleşen üretim müşteriye karşı sıkıntıya sokarken erken gerçekleşen üretim depolama maliyeti yaratır. ERP sistemlerinde ise satış elemanı üretimi aramaz, kendi ekranında siparişi simüle eder. Sistem tüm stoklara, üretim bandlarına, hammadde ve yarı mamüllere ve hatta satın alma gerekmesi durumunda tedarik sürelerine de bakarak satış elemanına "Şu üründen şu kadar adet şu tarihte teslim edilir" şeklinde bilgi verir. Ve o tarih geldiğinde üretim gerçekleşmiş olur.
Küreselleşmeyle birlikte giderek artan rekabet işletmeleri doğru kararları hızlı vermeye itiyor. Gazetenizin Türkiye'nin Hızlı Balıkları yazı dizisinde kullandığınız bir slogan vardı. "Artık büyük balık küçük balığı yutmuyor, hızlı balık yavaş balığı yutuyor." Çok doğru bir tespit. İşte işletmelerde de hızlı ve doğru kararlar alabilmek için doğru veriye hızlı ulaşmak gerekmektedir. ERP sistemleri bütünleşik yapılarıyla tüm iş süreçlerini yönetir ve istenilen verilere hızla ulaşılmasını sağlar.
M. Murat Şentürk
Arda Bilgi Teknolojileri
Genel Müdür
*Yazı 23 Ocak 2008 tarihli Referans Gazetesi'nde yayınlanmıştır.
